Vaivaton pääsy yrityksen liiketoimintaa koskevaan dataan säästää yrityksen johdon, it-osaston ja työntekijöiden aikaa. Samalla se lisää työn tekemisen tuottavuutta merkittävästi.

- Kokemuksemme mukaan vain noin 5 prosenttia työntekijöistä raportoi it-osastolle koneen toimimattomuudesta, vaikka kyseessä olisi työntekoa selvästi viivästyttävä asia, kertoo 3 Step IT:n Suomen toimitusjohtaja Marko Tarkiainen.

Tarkiaisen mukaan kolme yleisintä ongelmaa organisaatioiden it-laitteiden toimimattomuudessa on tietokoneiden ja ohjelmistojen säännöllinen kaatuminen, tietoturvapäivitysten ajantasaisuus sekä tietokoneiden hidas käynnistyminen. Vaikka kyseessä olisi työt täysin keskeyttävä asia, 3 Step IT:n mukaan ainoastaan vajaa neljännes työntekijöistä raportoi ongelman eteenpäin it-osastolle asti. Työnteon voi keskeyttää esimerkiksi koneen tai sähköpostin kaatuminen pitkäksi aikaa tai verkkoyhteyden katoaminen kokonaan.

- Kun suurella joukolla työntekijöitä on haasteita laitteiden toimivuuden kanssa, on vaikuttavuus tuottavuuteen selkeästi osoitettavissa. Kun käyttäjiä on tuhansia, tuntihinta it-ongelmien parissa kuukausitasolla kuluvaan aikaan nousee nopeasti suureksi summaksi. Lisäksi päälle on hyvä laskea it-osaston tehoton työskentely ja työntekijöiden turhautuminen hitaasti toimiviin laitteisiin, Tarkiainen toteaa.
 

It-ongelmat eivät saavuta tietohallintojohtoa  

Tieto it-ongelmista jää usein it-osastolta kuulematta, koska työntekijät jättävät raportoimatta it-ongelmia.

Yleisimmät syyt ongelman raportoimatta jättämiseen:
•    Ajatus siitä, että raportin kirjoittamiseen menee liikaa aikaa ja vaivaa.
•    Ongelmaa pidetään yksittäisenä tapauksena, joka korjaantuu itsestään.
•    It-ongelmien raportointiin ei kannusteta.
•    It-tukea tai -osastoa ei haluta vaivata.

Yksi raportointiaktiivisuuteen merkittävästi vaikuttavista tekijöistä löytyy yrityskulttuurista.

- Ohjelmistojen ja laitteiden toimivuuteen panostamisen lisäksi tuottavuus saadaan nousuun johdon sitoutumisella it-asioihin. Työntekijöitä voidaan esimerkiksi kannustaa raportoimaan it-ongelmistaan tai laitteita voidaan monitoroida tiedon saamiseksi.