Näin muotoilee L&T:n Teollisuuspalveluiden ympäristörakentamisen projektipäällikkö Satu-Maria Jauhiainen. Jauhiainen kertoo blogikirjoituksessaan, että projektin onnistumisen kannalta ratkaisevassa asemassa on projektin kokonaisuuden hahmottaminen, projektin kriittiset pisteet ja niiden suhteet toisiinsa.  Ohessa on kuusi vinkkiä, joiden avulla hänen mielestä voidaan helpottaa teollisuuden kunnossapidon projektijohtamista.

1. Tunne kriittiset pisteet

Suunnittelulle on hyvä varata aikaa, mutta usein kaikkea ei voi suunnitella. Kannattaa pyrkiä siihen, että aluksi muodostaa selkeän käsityksen askelmerkeistä maaliin. Missä järjestyksessä asioiden pitäisi tapahtua, jotta projekti menee suunnitellusti? Mitkä työvaiheet ovat sidoksissa toisiinsa? 

Kun tuntee projektin kriittiset pisteet, tietää, mitkä ovat niitä asioita, joiden epäonnistuminen nostaa kustannuksia tai hidastaa reilusti aikataulua. Tällöin myös priorisointi on helpompaa, jos projektissa tapahtuu muutoksia tai olosuhteet muuttuvat.

2. Löydä oikeat viestintävälineet

Jos mukana on paljon erilaisia työporukoita, täytyy viestintävälineitä miettiä tarkkaan. Sähköposti voi olla käytössä vielä sinun alaisillasi, mutta alin suorittava taso ei todennäköisesti lue posteja. Näin sähköpostin kautta jaettava tieto ei kulje kaikkiin portaisiin.

Suurissa kunnossapitourakoissa on usein mukana paljon ihmisiä eri yrityksistä. Paikalla on alihankkijoiden alihankkijoita. Työssä voi olla mukana useita eri kansallisuuksia. Työkulttuurissa voi olla suuria eroja. Tämä tulee ottaa huomioon viestinnän suunnittelussa, jotta tieto kulkee varmasti kaikille osapuolille. Tässä suunnittelussa on myös huomioitava eri kielet.

3. Viesti tehtävistä etukäteen

Yllätykset työmaalle saapuville kannattaa minimoida. Mitä parempi tieto, mihin on tulossa, mitä tehdään ja miten toimitaan, sitä parempi. Jos kunnossapitourakka on esimerkiksi sellainen, että työolosuhteet ovat haasteelliset kohteen erityispiirteen vuoksi, siitä kannattaa kertoa hyvissä ajoin etukäteen. Näin olosuhteisiin voi varautua. Kannattaa myös varmistaa, vaativatko työtehtävät esimerkiksi turvallisuusselvityksiä tai huumetestejä alueella työskenteleviltä. Näistä kannattaa huolehtia ajoissa, jotta projekti ei hidastu.

4. Vastuuta työtehtävät

Vastuuketjut kannattaa pyrkiä pitämään selkeinä ja lyhyinä. Jokaiselle täytyy olla selvää, mitä ihminen tulee tekemään työmaalle ja kenelle hän raportoi. Alihankkijoille täytyy olla vastinpari tilaajaorganisaatiossa. Projektissa ei saa olla työtehtäviä, joissa ei ole vastuullista henkilöä ja vastuusuhdetta.

Työmailla ei voi välttää välipäälliköitä, mutta vastuuketjut kannattaa pyrkiä pitämään mahdollisimman lyhyinä. Mitä pidempi ketju on, sitä suurempia vääristymiä ja hidasteita tiedon kulkuun voi tulla.

5. Varmista, että kaikilla on yhteinen päämäärä

Projektin päämäärän tulee olla kaikille toimijoille yhteinen. Muuten työ voi mennä osaoptimointiin, jossa osa porukasta edistää omaa työtään toisten työn kustannuksella. Pahimmillaan osaoptimointi aiheuttaa aikataulumuutoksia ja lisäkustannuksia.

Päämäärän hahmottaminen on tärkeää myös siksi, että oman työn mielekkyys paranee, jos ymmärtää, mihin kokonaisuuteen oma tehtävä liittyy.

6. Dokumentoi tarvittava

Projektin dokumentointi lisää työmäärää eikä turhaa dokumentointia kannata tehdä. Dokumentointiin kannattaa silti koota projektin kulun kuvaus, sovitut asiat kirjallisessa muodossa ja muutokset, joita projektiin tehdään.

Lue lisää: http://blogit.lassila-tikanoja.fi/author/satu-maria-jauhiainen-projektip%C3%A4%C3%A4llikk%C3%B6