Yleinen ratkaisu tällaisen tiedon hankkimiseen on yksinkertaisesti kysyminen työkaverilta: kasvokkain, puhelimella, sähköpostilla, sisäisessä chatissa tai muilla keinoin. Mitä kriittisempää tieto on yrityksen toiminnan ja päätöksenteon kannalta, sitä nopeammin kyselyihin vastataan – ehkäpä sitä varten on jopa tarkkaan mallinnettuja prosesseja ja apuvälineitä. Tämä malli kuitenkin syö aikaa ja energiaa varsinaiselta työnteolta.

Digitalisoinnin myötä tilanne on periaatteessa dramaattisesti parempi: sähköiseen tietoon pääsee käsiksi heti. Tiedon tarkka ja kattava digitaalinen mallintaminen on kuitenkin vain yksi osa ratkaisua. Pitää myös huolehtia siitä, että tieto on ajan tasalla ja käytettävissä. Harva ERP-järjestelmä mallintaa vaikkapa tuotannon tilaa reaaliajassa, jolloin tuote-erän tarkka sijainti tehtaassa pitää erikseen selvittää työntekijöiltä kyselemällä. 

Toisaalta vaikkapa varastodata voi olla automaattisesti aina ajan tasalla, mutta siihen ei pääse helposti käsiksi kentältä, eikä rekka-autojen reaaliaikainen GPS-sijainti välttämättä näy kuin toimiston tietokoneelta. 

Mobiilisovellus avuksi

Modernien mobiilisovellusten myötä tietoa voidaan päivittää paikasta riippumatta. Samalla yhä suurempi osa yrityksen toiminnasta ja datasta on mahdollista mallintaa digitaalisesti ja lähes reaaliaikaisesti.

Muun muassa Delete Oy on kohdannut ongelmia resursoinnin kanssa.

- Työnjohtajat kyllä tiesivät, missä työmiehet ja koneet olivat, mutta ajan tasalla oleva tieto oli vain yksittäisen työnjohtajan päässä tai henkilökohtaisissa muistiinpanoissa. Ratkaisuksi oli muodostunut työnjohtajien yhteinen WhatsApp-ryhmä, jossa oli kätevä ja helppo huudella, että onko Jaska huomenna iltapäivällä vapaana. Vastauksen sai sinällään nopeasti, mutta kokonaiskuva pysyi hämäränä, Deleten markkinointipäällikkö Petri Uomala kommentoi yrityksen lähtötilannetta.

Yritys rakensi resursointia varten räätälöidyn mobiilisovelluksen, jolloin tarve kyselemiselle hävisi. Suomalaisen AppGyver -mobiilikehitysalustan avulla sovelluksia luodaan visuaalisesti, ilman koodausta. Resursointisovellus iOS-, Android- ja web-käyttöliittymillä syntyi parissa päivässä. Alustan avulla voidaan integroida erilaisia rajapintoja ja tuoda niiden kautta olemassa olevaa dataa mobiiliin.

- Iso maali meillä on koko tilausprosessin siirtäminen mobiiliin. Kun asiakas voi tilata meiltä graffitinpuhdistuksen tai purkutyön yhtä helposti kuin Uberin, puhutaan todella merkittävästä kilpailuedusta. AppGyverin avulla voidaan jopa tuoda suurimpien asiakkaiden oma data Deleten sovellukseen, jolloin asiakas voi esimerkiksi valita kohdekiinteistön suoraan oman ERP:nsä datan pohjalta.

Lisätietoja: www.appgyver.com