Ydintietojen hallinnalla laatua digitaalisiin palveluihin
Ydintiedot, kuten esimerkiksi asiakastiedot, ovat organisaation toiminnan kannalta keskeistä dataa. Niiden tunnistamisessa ja hallinnassa on kuitenkin organisaatioissa parantamisen varaa, sanoo aiheesta väittelevä Riikka Vilminko-Heikkinen.
Kasvava tiedon määrä korostaa organisaatioissa kykyä hallita dataa. Ydintiedot ovat organisaation keskeisiä tietoja, joiden ympärille toiminta sekä prosessit rakentuvat. Virheet tämän tyyppisessä datassa aiheuttavat laatuongelmia ja pahimmillaan suuria kustannusmenetyksiä. Palveluarkkitehtina työskentelevä filosofian maisteri Riikka Vilminko-Heikkinen selvitti väitöskirjassaan, miten ydintietoja (master data) voitaisiin hallita paremmin ja miten niiden hallintaan liittyvää muutosta tulisi johtaa.
Julkishallinnon organisaatioissa ydintietojen hallinnan kehittämisessä haasteena on Vilminko-Heikkisen mukaan esimerkiksi toimintojen ja tietojärjestelmien siiloutuminen.
– Organisaatioissa voi olla useita eri toimintoja ja toimialoja sekä jopa satoja niiden ympärille syntyneitä järjestelmiä. Datan hallinta on usein järjestelmä- ja yksikkökohtaista. Kuitenkin asiakkaat, tuotteet ja palvelut ovat organisaatiossa kaikille pitkälti samoja, Vilminko-Heikkinen kertoo.
– Yhteinen ymmärrys siitä, mikä on yhteistä ydintietoa ja miten sitä pitäisi hallita, on hukassa. Asiakkaalle ongelma näkyy esimerkiksi niin, että asiakastiedot eivät näy kaikissa kunnan palveluissa samalla tavalla.
Asiakkaiden palveleminen toimialuerajojen yli pakottaa purkamaan sisäisiä siiloja. Tässä keskeisessä roolissa on ydintietojen hallinta: kun kaikilla on yhtenäinen käsitys asiakkaasta, asiakasta pystytään palvelemaan kaikissa julkisen hallinnon tai yrityksen palveluissa sekä kanavissa yhdenmukaisesti.
– Tehokas ydintietojen hallinta tekee mahdolliseksi myös laadukkaat digitaaliset palvelut, Vilminko-Heikkinen summaa.
Organisaatioissa ajatellaan usein, että ydintietojen hallinta on IT-kysymys. Ydintietojen kohdalla vastuu on kuitenkin liiketoiminnalla, josta ydintietojen omistajat täytyisi löytyä. Liian harvoin osataan esimerkiksi sanoa, kuka organisaatiossa vastaa asiakastiedoista. Riikka Vilminko-Heikkisen mukaan ydintietojen hallinnassa keskeisiä ovat tiedon omistajuus sekä tietoon liittyvät roolit ja vastuut. Niiden selkiyttäminen helpottaa myös hallinnoinnin johtamista.
Väitöstilaisuus perjantaina 24.2.2017
Filosofian maisteri Riikka Vilminko-Heikkisen tiedonhallinnan ja logistiikan alaan kuuluva väitöskirja Data, Technology, and People – Demystifying Master Data Management tarkastetaan julkisesti Tampereen teknillisen yliopiston (TTY) talouden ja rakentamisen tiedekunnassa perjantaina 24.2.2017.
Väitöskirjaan voi tutustua osoitteessa http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-15-3914-5
