Kohti Puolustusvoimien yhtenäistä kunnossapidon ohjausta
Puolustushallinnossa on käynnissä Puolustusvoimien laaja uudistaminen hallitusohjelman mukaisesti. Uudistuksessa sopeutetaan Puolustusvoimien koko ja toiminta tasapainoon rahoituksen sekä pienenevän palveluskelpoisen ikäluokan koulutustarpeiden kanssa.
Puolustusvoimien rahoituksen käytön osalta yksi merkittävimpiä toimijoita on 2015 alussa perustettava Puolustusvoimien Logistiikkalaitos (PVLOGL), johon keskitetään valtakunnallisesti suorituskyvyn rakentaminen ja ylläpito sekä logistiikan järjestelyt. PVLOGL on puolustusvoimien toiminnan mahdollistaja, jonka palveluksessa tulee työskentelemään yli 2000 henkilöä ja jonka ohjauksessa on merkittävä määrä teollisia toimijoita.
Kunnossapidon toteutusta Millog Oy:n Riihimäen toimipisteessä.
Puolustusvoimien järjestelmien elinjakson hallinta keskitetään PVLOGL:n Järjestelmäkeskukseen (JÄRJK). Puolustusvoimien järjestelmien pitkät elinjaksot, suuret kappalemäärät, laaja järjestelmäkirjo sekä pääsääntöisesti alhainen käyttövolyymi muodostavat kokonaisuuden, jonka hallinta on haasteellista. Toisaalta kehittämismahdollisuudet ovat suuret. Järjestelmien elinjakson merkittävin kuluerä operointivaiheessa on kunnossapito.
Millog Oy:n toimipistekartta.
Kunnossapidon tavoitteena on pitää joukkojen käytössä olevat ja poikkeusoloja varten varastoidut järjestelmät toimintakuntoisena asetettujen suorituskyky-, käyttövarmuus- ja palautettavuusvaatimusten mukaisesti.
Kunnossapidon lopputuotteena syntyy tällöin järjestelmien materiaalisen osatekijän suorituskyky, jota mitataan järjestelmien käyttövarmuudella ja kyvyllä nostaa käyttövarmuutta. Kunnossapitojärjestelmän toiminnan volyymin tulee olla säädeltävissä käytettävissä olevien resurssien ja uhkakuvien mukaisesti.
Osana puolustusvoimauudistusta Puolustusvoimien kunnossapitojärjestelmää on kehitetty pääsääntöisesti kahdella tavalla – kehittämällä toimintatapoja ja laajentamalla tukeutumista teollisiin kumppaneihin.
Puolustusvoimien yhtenäinen kunnossapidon ohjausmalli on laadittu aiemman kolmen puolustushaarakohtaisen toimintatavan sijasta. Strategista kumppanuutta Millog Oy:n kanssa laajennetaan. Vuoden 2015 alusta alkaen Millog Oy vastaa pääsääntöisesti Maavoimien ja Merivoimien kunnossapidon toteutuksesta.
Käyttövarmuus ohjaa toimintaa
Puolustusvoimien uudesta kunnossapidon ohjausmallista käytetään nimitystä käyttövarmuusperusteinen kunnossapito. Siihen on haettu parhaita käytänteitä Suomen puolustusvoimista ja teollisuudesta sekä ulkomailta.
Puolustusvoimien kunnossapitojärjestelmää on kehitetty kuten ulkomaisiakin järjestelmiä pääsääntöisesti tehostamalla toimintatapoja sekä tukeutumalla laajemmin teollisiin kumppaneihin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että eri toimintamallien oletettuja hyviä ja huonoja puolia on mahdollista arvioida ennen niiden käyttöönottoa.
Puolustusvoimien kunnossapitojärjestelmän toimijat on jaoteltu kolmeen kokonaisuuteen. Asiakas määrittää järjestelmien käyttövarmuuden ja käytön vaatimukset, jotka JÄRJK toimeenpanee ja kunnossapitovastuullinen toteuttaa. JÄRJK vastaa asiakkaan vaatimusten toteutumisesta laadullisesti ja määrällisesti sekä raportoi asiakkaalle saavutettua tuloksellisuutta suhteessa vaatimuksiin.
Merkittävin muutos toimintamallissa on, että asiakkaan ja kunnossapitovastuullisen välisestä kunnossapidon toimenpiteiden tilaaja-tuottaja -mallista siirrytään asiakkaan järjestelmäkohtaisten vaatimusten toteuttamiseen.
JÄRJK ja kunnossapitovastuullinen mahdollistavat joukkotuotannon koulutuksessa tarvittavien järjestelmien ja laitteiden osalta sekä ylläpitävät suorituskyvyn omistajan määrittämää järjestelmien valmiutta.
Toiminnan kustannustehokkuuden osalta merkittävässä roolissa ovat dokumentoidut asiakasvaatimukset, jotka mahdollistavat tehokkaan resurssien käytön. Toimintakelpoisina pidetään kulloinkin toiminnassa tarvittavat järjestelmät huomioiden joukkotuotanto sekä valmiusvaatimukset ja käytettävissä olevat resurssit.
Pitkäkestoinen suunnittelu mahdollistaa osaamisen hallitun kehittämisen, kustannustehokkaat varaosaratkaisut, kunnossapidon infrastruktuurin järkevän mitoittamisen sekä lopulta kunnossapidon sopimusten kehittämisen teollisuuskumppanien kanssa.
Kunnossapidon kohteita suorittamassa toimintoaan.
Kohteet jaetaan kolmeen kategoriaan
Samoja hallinnollisia resursseja ja menettelyitä ei ole järkevää käyttää esimerkiksi F/A-18 Hornetin ja jalkaväkiaseiden kunnossapidon hallintaan, joten järjestelmien hallintaan ei ole mahdollista määrittää yhtä menettelyä.
Järjestelmien hallintaa tehostetaan määrittämällä puolustusvoimien kunnossapidon kohteet kolmeen kategoriaan, joita hallinnoidaan tarkoituksenmukaisesti huomioiden järjestelmän operatiivinen ja kustannuksellinen merkityksellisyys.
Menettelyllä pyritään karsimaan hallinnollista työtä ja parantamaan puolustusvoimien sisäisten toimijoiden ja teollisuuden tilannetietoisuutta niiltä osin kuin se on tarkoituksenmukaista.
Asiakasrajapinnan tehokkuutta vahvistetaan uusilla toimijoilla, kun 2015 uusissa tehtävissään aloittavat PVLOGL:n palvelupäälliköt ja Millog Oy:n asiakkuuspäälliköt. Heidän tehtävänään on etsiä ratkaisuja asiakkaan vaatimusten toteutumiseen käytännön tasolla ja toimia ensimmäisenä käsittelijänä asiakkaan reklamaatioissa ja palautteissa. Oletettavaa on, että asiakkaan vaikutusmahdollisuudet haluttuun palveluun paranevat.
Varusmiesten, puolustusvoimien henkilökunnan ja teollisuuden tavoitteena tulee olla järjestelmien vikaantumisen minimointi. Käytännön tasolla kyseessä on tyypillisesti varusmiesten ja kouluttajien henkilökohtaisten sekä teollisuuden liiketaloudellisten tavoitteiden ristiriitaisuudet. Kärjistäen kouluttajan päätehtävä on kouluttaa varusmiehiä ja tyypillisesti teollisuus hyötyy, mitä enemmän järjestelmät vikaantuvat ja niille tehdään työtä.
Tosiasia kuitenkin on, että kaikki hyötyvät, kun yhteinen tavoitteemme on pitää järjestelmämme mahdollisimman hyvässä kunnossa. Käyttäjäkunnossapidon (operator driven reliability) ja kunnossapidon sopimusten (niin sanotut CLS/PBL -sopimukset) parhaita käytänteitä pyritään ottamaan käyttöön.
Kohti logistiikkalaitosta ja laajennettua kumppanuutta
Vuosi 2015 tulee olemaan logistiikkalaitokselle ja Millog Oy:lle mielenkiintoinen ja tapahtumarikas vuosi. Muistettava on, että viime kädessä toiminta ja toiminnan muutos lähtee aina ihmisestä – hyvässä ja pahassa.
Uudet toimintamallit toimivat vasta, kun ne toimivat prosessikaavioiden ja suunnitelmien lisäksi käytännössä. Todettava on, että mitä enemmän ihmisiä toiminnan ympärillä työskentelee, sitä hitaampaa käytännön työtä on kokonaisuudessaan muuttaa. Onneksi puolustusvoimilla on kokemusta viime vuosien osalta jo monesta onnistuneesta organisaatiomuutoksesta.
Puolustusministeri Carl Haglund esitti talouspoliittiselle ministerivaliokunnalle kesäkuussa Maa- ja Merivoimien järjestelmävastuulla olevan materiaalin kunnossapidon kumppanuuden laajentamisesta Millog Oy:n kanssa. Talouspoliittinen ministerivaliokunta puolsi esitystä. Uusi laajennettu strateginen kumppanuussopimus allekirjoitettiin 26. syyskuuta.
Järjestely on osa Puolustusvoimauudistusta ja sen pohjana on Pääesikunnan esitys kumppanuuden laajentamisesta. Samassa yhteydessä allekirjoitetun siirtosopimuksen mukaan Millog Oy:lle siirretään Maavoimien joukko-osastojen varuskuntakorjaamot, kaksi varastoa sekä Merivoimien kunnossapitokeskukset ja keskusvarasto tehtävineen.
Millog Oy on kunnossapidon kokonaispalveluyhtiö, joka tuottaa kunnossapidon palveluja ja tuotteita alan kotimaisille ja ulkomaisille toimijoille. Millog Oy on toiminut Puolustusvoimien strategisena kumppanina vuodesta 2009 lähtien vastaten Maavoimien järjestelmien vaativasta kunnossapidosta sekä varaosalogistiikasta niin normaali- kuin poikkeusoloissa. Palvelut tuotetaan hyödyntäen omaa toimipaikkaverkkoa ja laajaa alihankkijaverkostoa.
Millog Oy:n omat toimipaikat on muodostettu entisen Puolustusvoimien varikkokentän perustalle. Strateginen kumppanuus Puolustusvoimien ja Millog Oy:n välillä tarkoittaa normaalia palveluntuottoa syvempää pitkäaikaista, läheistä, molempia osapuolia hyödyttävää yhteistyösuhdetta, joka perustuu vuorovaikutuksen avoimuuteen, jatkuvaan yhteiseen kehittymiseen, toiminnan läpinäkyvyyteen ja luottamukseen.
Vuoden 2015 alusta Millog Oy:n toiminta laajenee entisestään, kun strategisen kumppanuuden laajentumisen myötä Maavoimien joukko-osastojen korjaamojen sekä Merivoimien kunnossapitokeskusten laiva- ja järjestelmäalan kunnossapitotyöt siirretään kumppanin vastuulle.
Maavoimien ja Merivoimien kunnossapitokentästä siirtyy Millog Oy:lle liikkeenluovutuksella tarvittavat tilat ja laitteet sekä noin 330 henkilöä, minkä jälkeen Millog työllistää noin 1000 henkilöä.
Kumppanin näkökulmasta moni asia muuttuu
Käyttövarmuusperusteinen kunnossapito on kumppanille uusi mahdollisuus, vaikka teollisuudessa laitteiden ja järjestelmien käyttövarmuutta ja kunnossapidon kustannuksia on pyritty optimoimaan jo pitkään. Perustoiminto, järjestelmän toimintakunnossa pitäminen tarkoituksenmukaisin toimenpitein ja järkevin kustannuksin, ei sinänsä muutu, mutta moni muu asia toiminnon ympärillä muuttuu.
Ensimmäiset muutokset näkyvät jo toimitusketjun alkupäässä. Tuotettaessa palvelua suoriteperusteisesti asiakas on tilannut kunnossapitosuoritteita yksilöidysti kunnossapitosuunnitelmassa sovittujen periaatteiden mukaisesti, mutta siirryttäessä käyttövarmuusperusteiseen kunnossapitoon asiakas tilaa kumppanilta käyttövarmuutta eli tavaraa riviin.
Käyttövarmuuden ja käytettävyyden määritelmä on moninainen. Joissakin tapauksissa on vaikeaa määritellä, onko järjestelmä toimintakelpoinen vai ei. Valmistavassa teollisuudessa laitteen vikaantumisen minimointi suunnitellulla käyttöjaksolla, vikaantumisen seurauksien minimointi ja ennakkohuolto-ohjelman suunnittelu mahdollisimman järkeväksi on käyttövarmuutta parhaimmillaan.
Teollisuudessa laitteet useimmiten toimivat niille ominaisessa toimintaympäristössä suorittaen niille suunniteltua toimintoa, jolloin käytettävyys on helposti määriteltävissä, mutta sotavarusteiden tapauksessa järjestelmän käytettävyys normaaliolojen varusmieskoulutuksessa saattaa merkitä teknisesti erilaisia vaatimuksia verrattuna poikkeusolojen käytettävyyteen.
Kunnossapidon ja materiaalin kierrättämiseen liittyvät yksilöidyt toimenpiteet eivät enää ole asiakkaan loppukäyttäjätason suunnitteluvastuulla. Loppukäyttäjä ilmoittaa mahdollisimman realistisen materiaalitarpeensa, jonka järjestelmävastuullinen muokkaa asiakkaan järjestelmäkohtaisiksi vaatimuksiksi ja antaa muut tarpeelliset reunaehdot.
Käyttövarmuuden muodostavien käytännön toimenpiteiden suunnittelu tapahtuu järjestelmäkeskuksen ja kumppanin yhteistyönä. Käyttövarmuusperusteisessa toimintamallissa käytännön kunnossapitotoimien suunnittelu tapahtuu enenevissä määrin kumppanin toimenpitein. Järjestelmävastuullinen organisaatio hyväksyy tai hylkää suunnitelmat. Toimenpiteiden toteutusvastuu on kumppanilla.
Kunnossapitoa suorittavan organisaation kannalta muutos on suuri. Yrityksen tavoite toimia luotettavana kunnossapidon kumppanina muuttuu tavoitteeksi tuottaa järjestelmille käyttövarmuutta. Silloin organisaation johtamisessa ja toiminnassa on otettava huomioon kaikki osa-alueet, joka liittyvät tämän tavoitteen täyttämiseen.
Näiden osa-alueiden tunnistaminen ei ole itsestään selvää. On haasteellista määritellä, varsinkin ilman referenssiä, mitkä toiminnan osa-alueet käyttövarmuusperusteiseen kunnossapitoon siirryttäessä ovat niitä, joihin organisaation tulee panostaa ja missä laajuudessa.
Toiminnan suunnittelu vaatii tietoa
Käyttövarmuusperusteiseen kunnossapitoon siirryttäessä on ensi vaiheen vaatimuksena laatia toimintaa ohjaavat pitkäjänteiset kunnossapitosuunnitelmat kaikille niille järjestelmille, joille käyttövarmuutta halutaan tuottaa.
Suunnitteluresursseja tarvitaan erityisesti käyttövarmuuden tuottamisen tavoitetilassa, jossa on suunniteltava paitsi käytännön kunnossapitosuoritteita, myös koko järjestelmän elinjakson kattava huolto-ohjelma, johon kuuluvat myös perushuollot, päivitykset ja muut laajemmat toimenpiteet sekä järjestelmän kierrättäminen, käytön, kunnossapidon ja varastoinnin välillä.
Käyttövarmuusperusteisen kunnossapidon piiriin siirtyvät järjestelmät ovat kirjoltaan laaja-alaista ja usein monia erilaisia teknologioita sisältäviä alijärjestelmiä. Järjestelmät ovat elinjaksovaiheeltaan vaihtelevassa tilanteessa; toiset ovat juuri hankittuja ja toiset taas elinjaksonsa loppupäässä.
Lisähaastetta tuo suunnittelussa tarvittavien vikatietojen ja muun taustatiedon vaihteleva saatavuus kunnossapidon tietojärjestelmästä. Suunnittelun perusteella luodaan suunnitelmakokonaisuus kustannustietoineen, jota voidaan tarjota asiakkaalle.
Puolustusvoimien erityispiirteenä on, että merkittävä osa järjestelmistä on varastoituna. Materiaali kiertää käytön, kunnossapidon ja varastoinnin välillä kierrätyssuunnitelman mukaisesti. Kierrätys on olennaista käyttömäärien tasaamiseksi ja järjestelmien halutun elinjakson saavuttamiseksi.
Järjestelmien kierrättäminen asiakkaan ohjauksen mukaisesti mahdollistaa kunnossapidon tarkemman aikatauluttamisen ja suuremmat eräkoot. Kierrätyksen suunnittelu yhdessä varastoijien, käyttäjien ja kunnossapitäjien kanssa vaatii uudenlaista suunnittelua ja resursointia.
Avoin yhteistyö auttaa molempia
Käyttövarmuusperusteinen kunnossapito edellyttää sekä asiakkaalta että kumppanilta pitkäaikaista sitoutumista ja avointa yhteistyötä. Järjestelmien elinjaksoista ja käyttöprofiileista johtuen käyttövarmuusperusteisella kunnossapidolla ei kyetä hakemaan lyhyen tähtäimen säästöjä verrattuna nykyiseen suoriteperusteiseen toimintamalliin.
Pidemmällä aikavälillä, jolla tässä yhteydessä tarkoitetaan järjestelmästä riippuen 10–20 vuoden tarkastelujaksoa, pystytään sen sijaan kehittämään järjestelmien käyttövarmuutta ja tätä kautta luomaan kustannussäästöjä.
Tuotettaessa järjestelmien materiaaliselle osatekijälle lisäarvoa käyttövarmuusperusteisesti, asiakastarpeet on suunniteltava huolellisesti ja ne on kyettävä muokkaamaan käytännön kunnossapidon toimenpiteiksi mahdollisimman vaivattomasti.
Asiakkaalta edellytetään realistista, todellisiin käyttötarpeisiin perustuvaa suunnittelua ja yhteistoimintaa kumppanin kanssa jo suunnittelun varhaisessa vaiheessa, jotta asiakastarpeet katselmoidaan ja ymmärretään samalla tavalla ennen kuin niiden perusteella aloitetaan varsinainen kunnossapidon toimenpiteiden suunnittelu.
Keskeisenä elementtinä tämän tavoitteen laadukkaassa täyttämisessä on vahva, asiantunteva ja asiakaslähtöinen rajapinta, joka toimii jatkuvassa ja läheisessä yhteistyössä kumppanin kanssa. Kunnossapitovastuullisen on tunnettava asiakkaan tarpeet ja hänen tavoitteensa sekä oman organisaationsa suorituskyky.
Strategisen kumppanuuden viitekehyksessä on olennaista, että tulevaisuuden tarpeita kyetään suunnittelemaan yhdessä ja pitkäjänteisesti, jotta Millog Oy osaa huomioida tulevat tarpeet kehittäessään omaa toimintaansa ja palvelutarjontaansa.
Kunnossapitovastuullisen kannalta on tärkeää, että käyttövarmuuden tuottaminen nähdään tärkeänä osana yrityksen palveluvalikoimaa ja asiakkaalle näkyvänä lisäarvona. Sen tulee perustua yrityksen strategiaan. Operatiivisessa toiminnassa sitä ohjataan selkeillä laadullisilla ja määrällisillä tavoitteilla sekä kannustimilla yrityksen työntekijöille.
Ilkka Mäkipirtti
PVLOGL:n suunnittelija, vastuualue kunnossapito,
Pääesikunta, ilkka.makipirtti@mil.fi
Petri Seppälä
Itä-Suomen asiakkuuspäällikkö,
Millog Oy, petri. seppala@millog.fi
