Sopimukset ovat jokaisen yrityksen toiminnan ydin. (iStock)

EY:n ja Harvard Law School Center on the Legal Profession tutkimukseen haastateltiin 22 maassa yli 2 000 yritysjohtajaa, joista yli puolet johtaa lakiosastoja.

– Sopimukset ovat jokaisen yrityksen ydin. Ne määrittävät kuinka kasvu tapahtuu ja miten riskejä hallitaan. Siksi on ehdottoman tärkeää, että organisaatioilla on tehokkaat järjestelmät ja prosessit, joilla hallitaan kaikkia sopimusprosessin osa-alueita neuvotteluista ja toteutuksesta aina irtisanomiseen tai uusimiseen saakka, sanoo David B. Wilkins, Harvard Law Schoolin oikeustieteen professori kansainvälisessä tiedotteessa.

– Tutkimus alleviivaa havaintoa, että kun vastuu sopimuksista on monilla eri osastoilla, on sopimusten tehokas hallinta useimmissa yrityksissä vaikeaa. Siirtyessämme kiihtyvän kasvun ja riskien aikakauteen, yritysjohtajien on löydettävä uusia tapoja tasapainottaa nämä sisäiset haasteet hallitakseen sopimusprosessejaan tehokkaammin tulevaisuudessa.

Kitkaa liiketoiminnalle

Tutkimuksen mukaan yli puolet liiketoiminnan kehitysjohtajista (57 %) sanoo, että puutteet sopimusprosesseissa aiheuttaa kitkaa liiketoiminnan kannalta, ja joka toinen sanoo hävinneensä kauppoja samasta syystä. Suurin osa (92 %) kyselyyn vastanneista organisaatioista yrittää muuttaa toimintatapaansa. Lähes kaikki organisaatiot (98 %) sanovat kohtaavansa kriittisiä haasteita, kun taas 38 prosenttia sanoo yrittäneensä jo muuttaa käytänteitään, mutta on epäonnistunut muutoksen hallinnassa.

– Liikevaihdon kasvu on keskeinen tavoite kaupallisissa organisaatioissa, ja tehokkailla sopimusprosesseilla on keskeinen rooli tämän mahdollistamiseksi, sanoo Reino Hyvärinen, EY:n lakipalveluiden johtaja. Hyvärisellä on pitkä kokemus myös kansainvälisistä liiketoiminnan johtotehtävistä.

– Sopimustiimit ympäri maailmaa tietävät, mitä arvoa ne voisivat tuoda, ja ne ponnistelevat todella muuttaakseen toimintamallejaan liiketoimintaa tukevaksi. Kansainvälinen tutkimuksemme tuo selkeästi esiin monia haasteita, jotka yritysten on hallittava saadakseen toimintatapaansa tavoittelemansa parannukset.

Teknologian hyödyt sopimusprosessissa odottavat hyödyntämistä

Tutkimuksen mukaan suurimmalla osalla (70 %) organisaatioista on käytössään yrityksen sisäinen sopimuksenhallinta- ja teknologiastrategia, mutta kuitenkin lähes kaikki (99 %) sanovat, että heillä ei ole tarvittavaa dataa ja teknologiaa sopimusprosessinsa optimoimiseksi käytännössä. Yritykset eivät koe pystyvänsä mittaamaan, hallitsemaan ja valvomaan strategiansa noudattamista dataan perustuen.

Organisaatiot kamppailevat myös tekniikan käyttöönoton kanssa. Lähes puolet (47%) vastaajista sanoo toteutuksen olevan suuri haaste ja noin kolmannes (34%) sanoo, että heidän on vaikea rekrytoida ihmisiä, joilla on riittävät taidot tarvittavan teknologian osalta.

– Suomessa monessa yrityksessä sähköinen arkistointi on synonyymi sopimuksenhallintajärjestelmälle. Nykyaikaiset järjestelmät pystyvät kuitenkin toimimaan todellisina toiminnanohjausjärjestelminä lakiosastoille, jolloin arkistointi on vain yksi pieni osa prosessia, kertoo Reino Hyvärinen.

Yritykset valvovat heikosti sopimusten noudattamista

Tutkimus paljastaa samalla, että organisaatioista 69 prosenttia ei vaadi henkilöstöä käyttämään sopimuspohjia sopimusten laadinnassa ja yhtä moni ei vaadi sääntöjen tai ohjeiden noudattamista.

Lähes puolet (49%) tutkimuksen vastaajista sanoo, että heiltä puuttuu määritelty prosessi sopimusten tallentamiseksi toteutuksen jälkeen, ja lähes kahdeksan kymmenestä (78%) kertoo ettei seuraa järjestelmällisesti sopimusvelvoitteita. Lisäksi poikkeamia vakioehdoista ei tarkkailla lähes kolmesta neljäsosasta (71%) sopimuksia.

– Yritykset näkevät vaivaa sopimuksen tekemiseen ja neuvottelemiseen tapauskohtaisesti, mutta sopimusvelvotteiden noudattamisen seuraamista ei ole integroitu osaksi yrityksen johtamista, kertoo Reino Hyvärinen.

– Sopimusprosessien hyvän hallinnoinnin merkitystä ei voida aliarvioida. Monille organisaatioille sopimusprosessit ovat haaste, jonka kanssa on opittu elämään. Organisaatioiden tulisi hyväksyä se tosiasia, että kyseessä ei ole nopea projekti vaan pidempi muutosprosessi, jossa on huomioitava vaadittava osaaminen, prosessit ja teknologian käyttöönotto, jotta sopimusprosessista voi